PREÁMBULO

Biotrends Laboratorios S.A.S, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y Decreto Reglamentario 886 de 2014, implementa la siguiente política de Tratamiento y Protección de Datos Personales. Biotrends Laboratorios S.A.S, implementará todas las acciones para el cumplimiento de la protección y tratamiento de datos personales de los que sea responsable, para proteger los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre y los derechos de conocer, actualizar y rectificar los datos de los titulares recogidos en las bases de datos propias. Es por ello que la presente política se aplica tanto para proteger los datos personales que actualmente Biotrends Laboratorios S.A.S, como aquellos datos que en un futuro se puedan tratar.

CAPÍTULO 1

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Biotrends Laboratorios S.A.S, actúa como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de sus clientes, empleados, proveedores y demás terceros personas naturales Biotrends Laboratorios S.A.S, como responsable del tratamiento de datos personales, podrá suscribir alianzas o convenios para el desarrollo de su objeto social, y encargar a otras entidades o personas del tratamiento de los datos personales de los cuales sea responsable para lo cual obtendrá el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares de los datos, garantizando de esta manera los derechos a la protección de los datos.

CAPÍTULO 2

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE LOS MISMOS

El tratamiento de los datos personales se hará conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario, en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular. Biotrends Laboratorios S.A.S, como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales obtiene y obtendrá de los titulares de los datos personales su autorización clara, previa, expresa, informada y libre de vicios, mediante formularios, formatos de recolección de datos, formularios electrónicos, cláusula contractual y demás medios de que disponga o pueda disponer para tal efecto. Biotrends Laboratorios S.A.S, informará de antemano la finalidad para el tratamiento de los datos personales a los titulares, excepto en los casos expresamente autorizados por la Ley. Biotrends Laboratorios S.A.S, obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos documentos físicos, electrónicos, mensaje de datos, internet, sitios Web, o en cualquier otro formato que en caso permita el consentimiento del titular o mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. En todo caso, los datos personales pondrán ser recolectados y tratados para:

A. Respecto a los clientes:

• Desarrollar el objeto social de Biotrends Laboratorios S.A.S, conforme a sus estatutos sociales.
• Del envío de ofertas comerciales.
• Para enviar boletines, correos electrónicos e información acerca de sus servicios.
• Ser compartidos con empresas aliadas, asociadas, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias previa autorización.

B. Respecto a los proveedores:

• Desarrollar el objeto social de Biotrends Laboratorios S.A.S, conforme a sus estatutos sociales
• Ser contactados para efectos de informar pagos, cotizaciones y solicitar productos.
• Compartidos con empresas aliadas, asociados, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias.

C. Respecto a sus empleados y colaboradores:

• Desarrollar el objeto social de Biotrends Laboratorios S.A.S, conforme a sus estatutos sociales.
• Cumplir todas las normas, políticas y procedimientos en material laboral y de seguridad social.
• Realizar estudios del clima organizacional, evaluaciones de desempeño y capacitaciones.
• Realizar campañas de bienestar al personal, tanto para empleados como su familia.
• Compartir su hoja de vida y datos laborales con sus empresas aliadas.
• Consultar en centrales de información financiera el comportamiento crediticio para efectos de determinar riesgos y vulnerabilidad económica en el entorno de trabajo.
• Conservar y almacenar sus datos personales conforme a la política de tratamiento y para cumplimiento de las obligaciones legales incluso después de su desvinculación

Compartir su hoja de vida con clientes y proveedores aliados, en caso de desvinculación laboral.

CAPÍTULO 3

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

Acceder, conocer, actualizar, rectificar, y suprimir sus datos personales frente a Biotrends Laboratorios S.A.S, en su condición de responsable. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada por el titular de los datos personales Biotrends Laboratorios S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado por Biotrends Laboratorios S.A.S, o por los encargados del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante Biotrends Laboratorios S.A.S.

Revocar la autorización y/o solicitar la supervisión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales, que hayan sido objeto de tratamiento por parte de Biotrends Laboratorios S.A.S, como responsable del tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO 4

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Biotrends Laboratorios S.A.S, ha designado al oficial de protección de datos como el responsable de la atención de las consultas, quejas y reclamos, relacionados con el tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO 5

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los procedimientos que se describen a continuación solo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación. En caso que los datos personales deban ser objeto de consulta, reclamo (corrección, actualización o supresión), o cuando se advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento y en especial al área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales. Los titulares de los datos personales o sus representantes, pueden también en cualquier momento revocar la autorización otorgada a Biotrends Laboratorios S.A.S, para el tratamiento de sus datos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto Biotrends Laboratorios S.A.S, deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos, y de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento. En este caso último caso Biotrends Laboratorios S.A.S, podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales es titular no hubiera revocado su consentimiento.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS.

Se formulará mediante solicitud escrita dirigida al oficial de protección de datos o al área responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales y se enviará al correo electrónico

Este contendrá como mínimo la identificación del Titular, nombre completo, teléfono y correo electrónico del contacto.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La respuesta a la consulta se dará de manera electrónica al titular interesado al correo electrónico indicado en la solicitud y en esta se suministrará toda la información personal que repose del titular en las bases de datos de Biotrends Laboratorios S.A.S, o que esté vinculada con la identificación del Titular.

También se entregará con la respuesta a la consulta pruebas de la autorización para el tratamiento otorgado por el titular o en su defecto prueba de la publicación del aviso de continuidad en el tratamiento de datos personales y/o el aviso de privacidad.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS (CORRECCIÓN, ACTUALIZACIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS)

• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales y se enviará al correo electrónico de Biotrends Laboratorios S.A.S: biotrendslab@gmail.com  Este contendrá la identificación del titular, el nombre, la dirección, el teléfono, el correo electrónico, la copia del documento de identificación y la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y podrá será acompañada de los documentos que se quiera hacer velar.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado al correo electrónico informado, dentro de los (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al correo electrónico del interesado.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al correo electrónico del interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayos a dos (2) días hábiles.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuera posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al correo electrónico del interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PROCEDIMIENTO PARA LA REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

La revocatoria se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales y se enviará al correo electrónico: biotrendslab@gmail.com

• Este contendrá la información del titular, el nombre, el teléfono, el correo electrónico y la copia del documento de identificación y se deberá indicar si es total o parcial o para cuál o cuáles fines se revoca la autorización.
• Si la petición de revocatoria resulta incompleta, se requerirá al interesado al correo electrónico informado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas.
• Transcurrido dos (2) meses desde la fecha de requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la petición.
• En caso de que reciba la petición de revocatoria no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al correo electrónico del interesado.
• Una vez recibida la petición completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Revocatoria en trámite”, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la petición sea decidida.
• El término máximo para atender la petición será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al correo electrónico del interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

CAPÍTULO 6

VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario, para cumplir las finalidades establecidas en el numeral 2 de esta política.